Profi német hivatalos levél írása

Hogyan írjunk profi német hivatalos levelet?

A magyar és a német hivatalos levél formailag és persze sok minden másban is különbözik egymástól. A következő írásban abban szeretnék segíteni Önnek, hogy formailag helyesen írja meg a hivatalos levelét.

A hivatalos levél németül: das Schreiben. A  der Brief jelentése magyarul szintén levél, de a nem hivatalos levelek megnevezésére használják (baráti levél).

Miért fontos, hogy a német hivatalos levelét formailag helyesen írja meg?

Ez azért nagyon fontos, mert az erre igényes és érzékeny személy, akinek a levél szól, egy pillanat alatt meg tudja állapítani, hogy Ön tisztában van-e a német hivatalos levél (más néven formális levél)  formai követelményeivel. Ezen kívül további következtetéseket is tud levonni például arra nézve, hogy Ön mennyire ad a formaságokra és hogy mennyire precízen áll hozzá egy-egy feladathoz. Vagyis ha levelével az első pillantásra jó benyomást szeretne kelteni, érdemes a következő formai szempontokat szem előtt tartania:

A német hivatalos levél fejléce

A német hivatalos levél fejléce tartalmazza a feladót és a címzettet, amelyet  a következő példa mutat:

Feladó (balra vagy jobbra zártan vagy a fejlécben legfelül)

• Név (keresztnév, családi név)
• Utca, házszám
• Irányítószám, helység

Címzett

Balra zártan a címzett alatt adjuk meg a német hivatalos levél címzettjét.

• Megszólítás (Herrn/Frau)
• Név
• (Cégnév)
• Utca, házszám
• Irányítószám, helység

 Német hivatalos levél dátum része

A dátum a német hivatalos levelekben jobbra zártan adjuk meg. A helység megadása kötelező. Például:

• Berlin, 10.02.2014
• Berlin, den 10.02.2014

Német hivatalos levél: tárgy megadása

A német hivatalos levélben a levél tárgyát is meg kell adnia. A levél tárgya németül Betreff, de ezt a magyar hivatalos levéllel ellentétben nem szokták kiírni. Vagyis a Betreff megadása nélkül írja szintén balra zártan a levél tárgyát. Például:

Bewerbung als Krankenschwester (magyarul: Jelentkezés nővéri állás betöltésére)

Német hivatalos levél megszólítás része

A dátum alatt balra következik a megszólítás, amely után a német levélben vesszőt teszünk. Kivéve, ha Svájcba ír, ekkor írjon a megszólítás után felkiáltó jelet.

• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Sehr geehrte Frau Jung,
• Sehr geehrter Herr Jung,

Német hivatalos levél törzsrésze – Legfontosabb tudnivalók

A megszólítás után vesszőt tettünk, így a levél első sorát kisbetűvel kezdjük. Kivéve, ha Svájcba írtunk levelet, ebben az esetben nagybetűvel kezdjük a levél első sorát (hisz a megszólítás után felkiáltójel állt).

A levelet bekezdésekre tagoljuk.  A bekezdéseket nem kell behúzni, elég ha balra zárja. Minden bekezdés után hagyjon egy sort üresen.

Német hivatalos levél elköszönő formulája

Szintén balra zártan adjuk meg.

A legegyszerűbb, ha a következő elköszönést választja a német hivatalos levelek végén:

Mit freundlichen Grüßen (magyarul: szívélyes üdvözlettel)

Német levél aláírás része

Az aláírást szintén balra zártan írjuk. A név megadásánál ügyeljen arra, hogy a keresztnév álljon elöl és utána a családi név.

Mini német-magyar szótár a német hivatalos levélhez

• das Schreiben – hivatalos levél
• der Brief – baráti levél, nem hivatalos levél
• der Name – név
• der Familienname – családi név
• der Nachname – utónév
• der Vorname – keresztnév
• der Empfänger – címzett
• der Absender – feladó
• der Firmenname – cégnév
• die Straße – utca
• die Hausnummer – házszám
• der Ort – helység (település)
• die Postleitzahl – postai irányítószám
• der Briefkopf – fejléc
• der Betreff – levél tárgya
• die Anrede – megszólítás
• Sehr geehrte Damen und Herren – Tisztelt Hölgyem/Uram! (Tisztelt Címzett németül)
• Mit freundlichen Grüßen – Szívélyes üdvözlettel
• die Unterschrift – aláírás

Mit érdemes még tudnia a német hivatalos levélről?

1. A helyesírási és nyelvtani hibák nagyon sokat rontanak a hivatalos levél színvonalán. Erre különösen nagyon ügyeljen! Ha nem biztos a nyelvtudásában, ellenőriztesse a levelét egy hozzáértő személlyel!
2. A német hivatalos levélnek ugyanúgy megvan a nyelvezete, a stílusa, mint a magyar hivatalos levélnek. A nem megfelelő stílusban megfogalmazott hivatalos levél elutasítást is eredményezhet.  Itt nagyon fontos a megfelelő szóválasztás és a célcsoportra (címzettre) jellemző nyelvi réteg használata. Ha nem biztos a szó- és stílusválasztásban, ellenőriztesse a levelét egy hozzáértő személlyel!
3. Nagyon fontos, hogy a címzett szakmájának megfelelő szakszavakat használja. Ha így tesz, biztos komolyan fogják venni! Ha például orvosként, diplomás nővérként szeretne német nyelvterületen elhelyezkedni, ügyeljen arra, hogy helyesen használja németül is a szakmája szakszavait! Egy motivációs levél, amiből nem lehet egyértelműen kideríteni, hogy milyen területen szerzett gyakorlatot, milyen végzettségei vannak pontosan, szinte biztos, hogy a kukában landol.

Letölthető német hivatalos levél minták

A következő német hivatalos levél minta sokat segít abban, hogy a német hivatalos levelet formailag helyesen írja meg, valamint valódi, német levélfordulatokra is bőven talál bennük példákat (A minták megtekintéshez kattintson a linkekre!).

Német hivatalos levél minta 1.

Német hivatalos levél minta 2.

Német hivatalos levél minta 3.

Német hivatalos levél minta 4.

Szeretné, hogy a német hivatalos levele formai és tartalmi szempontból is maximálisan megfeleljen az elvárásoknak?

De nem szívesen töltene vele hosszú órákat?

Írja meg a levelet magyarul és a fordítást bízza inkább hozzáértő és a német hivatalos levelekben jártas szakfordítóra:

Forduljon fordítóirodánkhoz! Kérdezzen közvetlenül a szakfordítótól!

Forduljon hozzám személyes tanácsadásért: